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Mise à disposition d’une voiture, tablette offerte, allègement du coût des repas… Les à-côtés dont bénéficient les salariés sont variés. Connaissez-vous les règles qui s’appliquent à ces avantages en nature ?
La prime n’est pas le seul moyen de récompenser des collaborateurs. L’employeur peut compléter leur rémunération par des avantages en nature. Des biens et des services dont ils n’assument pas le coût. « Il s’agit d’avantages fournis pour une utilisation privée sans contrepartie. Ou alors, avec une participation du salarié inférieure à la valeur réelle de la prestation », précise Virginie Foucart, responsable ressources humaines au cabinet Constant, membre du groupement France Défi.
Des biens et services à usage privé
Le panel des biens et des services offerts est large. « En général, ils rentrent dans quatre catégories : la nourriture, le véhicule, le logement et les outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication – un mobile ou une tablette, par exemple », illustre la spécialiste.
Ces avantages en nature sont utilisés pour un usage personnel. Pour une voiture de fonction, seuls les kilomètres réalisés en dehors du cadre du travail sont pris en compte. Pour les repas, ceux qui sont pris en charge par l’employeur (dans une cantine) sont distingués de ceux qui sont remboursés lors de déplacements, sous la forme de frais professionnels.
Des outils de fidélisation
Ces avantages constituent des moyens de motiver les salariés. « En facilitant l’exercice de certaines de leurs missions, ils permettent de les fidéliser. La voiture de fonction et l’ordinateur portable sont souvent fournis dans une sorte de “package” à l’occasion d’une promotion, quand un poste implique davantage de responsabilités », remarque Virginie Foucart.
Leur mise en place passe par une convention, un accord collectif, ou par le biais du contrat de travail ou d’une décision unilatérale de l’employeur. Elle peut aussi découler des usages dans l’entreprise. Si l’employeur dispose d’une certaine souplesse, il doit veiller à ne pas discriminer des salariés. Sauf justification particulière, deux collaborateurs à poste et à responsabilité identiques doivent disposer des mêmes faveurs. « Il faut toutefois bien encadrer les choses et être rigoureux dans la gestion de ces avantages », explique Virginie Foucart.
Avantages en nature : une déclaration obligatoire
Ces avantages font partie intégrante de la rémunération des salariés. Ils sont déclarés, et figurent sur le bulletin de paie. L’évaluation peut se faire selon la valeur réelle : pour une voiture, cela implique de noter les kilomètres parcourus à titre personnel, ou, dans certains cas, en appliquant un forfait. L’Urssaf fournit ses barèmes pour la nourriture, le logement, les véhicules et les outils de communication.
Les avantages en nature sont soumis à cotisations, et s’intègrent aux revenus du salarié pour le calcul de leur impôt. Pour un véhicule électrique, depuis le 1er janvier, le collaborateur bénéficie d’un abattement de 50% sur l’avantage en nature dans sa globalité, dans la limite de 1 800 € par an. Les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas dans le calcul de l’avantage en nature.
